5 conseils pour animer efficacement une réunion

Vous vous efforcez d’être un bon leader pour votre entreprise. Vous avez un bon projet à présenter à votre équipe (ou votre service). Vous aimez privilégier le partage d’informations dont votre équipe a besoin pour faire leur travail. La réunion est l’une des solutions indispensables dont tout leader a besoin pour promulguer sa stratégie. Cependant, ces réunions peuvent être à la fois un atout et un handicap.

Si vous ne le dirigez pas intelligemment, vos réunions ne seront pas productives. Pour être efficaces, les réunions nécessitent un management efficace. Pour vous y prendre, voici 5 conseils pour animer efficacement une réunion et la rendre plus attrayante pour votre équipe et d’en tirer le meilleur parti.

Évitez les réunions sans objectifs

La première règle pour empêcher votre équipe de boycotter vos réunions c’est de les limiter autant que possible. Si vous pensez qu’une réunion le lundi matin est la meilleure manière de commencer la semaine, vos collaborateurs ne seront pas forcément du même avis. Le lundi, beaucoup d’entre eux arrivent à peine à se concentrer, car ils pensent encore au week-end. Cela peut conduire à une réunion inutile et c’est la dernière chose qu’ils veulent faire. À noter que les réunions hebdomadaires ne sont pas forcément une mauvaise idée. Seulement, assurez-vous d’avoir vraiment quelque chose à faire avant la réunion. Pour cela, il suffit de communiquer l’ordre du jour par e-mail par exemple.

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Impliquez les collaborateurs

Il s’agit de l’une des spécificités de la nature humaine : l’Homme s’intéresse plus à ses propres affaires qu’à celles des autres. Donc, si vous voulez que les gens s’impliquent plus à la réunion, laissez-les se l’approprier.

Pour cela, dédiez quelques minutes aux collaborateurs clés. Cela suffit à leur faire sentir que cela en vaut la peine. Si, pour une raison quelconque, votre entreprise doit planifier des réunions régulièrement, pensez à demander à différentes personnes de votre équipe d’organiser des réunions à tour de rôle. 

Motivez vos collaborateurs à se joindre aux réunions.

La nourriture est une source de motivation d’équipe très efficace. Le simple fait d’offrir des pâtisseries et des sandwichs peut aider à favoriser la présence et la participation des collaborateurs aux réunions. Bien que nous aimions penser que notre motivation est plus élevée que cela, la réalité est qu’au fil du temps, votre équipe commencera à associer inconsciemment les réunions à ces récompenses.

Changez régulièrement les lieux de rencontre.

S’asseoir à une table de salle de conférence est un excellent moyen de travailler rapidement. Par contre, il s’agit d’un excellent moyen d’étouffer la créativité. Pour éviter cela, pensez tenir la réunion ailleurs. Par exemple, il suffit de choisir un restaurant local. Sinon, choisissez juste une autre pièce dans le bâtiment, cela peut aider à changer l’ambiance.

Variez les formats de présentation.

Si le but d’une réunion est de diffuser des informations, la dernière chose que vous voulez faire est de diffuser des données à haute voix à votre équipe pendant une heure et demie. Aussi, les présentations PowerPoint finissent toutes par se ressembler. À condition d’avoir le budget et le temps, pensez à utiliser plusieurs formats de présentation pour varier le plaisir. Pour cela, vous pouvez utiliser des présentations sur des affichages dynamiques et interactifs. Cela peut concerner les présentations orales, les diaporamas, les vidéos et même des activités de

groupe.

L’utilisation d’affichage dynamique dans une réunion à de nombreux avantages notamment. Par exemple :

  • Il booste la présentation ;
  • Il permet de gérer efficacement à la manière dont vous organisez vos réunions ;
  • Il optimise le confort des participants à la réunion ou la présentation ;
  • Il permet de diffuser un son immersif et un affichage bien lisible et dynamique que l’on soit proche ou éloigné de l’écran ;
  • Il favorise l’interaction dans un environnement immersif ;
  • Il centralise les données de la présentation et facilite sa consultation notamment sur des tablettes tactiles interactives ;
  • Etc…